Agro Mazowsze

Ogłoszenia rolne, rolnictwo ekologiczne, rolnik, rolnictwo

baner candyweb

Co to jest system zarządzania dokumentami?

W dzisiejszym czasie każde przedsiębiorstwo musi mierzyć się z ciągłym przybytkiem dokumentacji. Jest to bardzo problematyczne, ponieważ późniejsze zarządzanie dokumentami również jest o wiele trudniejsze. Można przy tym powiedzieć, że tradycyjny obieg dokumentów przestaje powoli spełniać obecne wymogi komunikacji, dlatego też w bieżącym okresie cyfryzacji wiele firm decyduje się na wdrożenie systemów zarządzania dokumentami. Co to takiego i czy warto zastosować takie rozwiązanie? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz poniżej.

System zarządzania dokumentami – co to takiego?

System zarządzania dokumentami, z angielskiego Document Management System to zbiór technik i narzędzi informatycznych, które służą do przetwarzania dokumentów powstałych w organizacjach. Krótko mówiąc, to jest to program, który umożliwia uporządkowywanie wszelkiego rodzaju dokumentów, w tym faktur lub zamówień od klientów oraz usprawnienia przekazywania informacji między różnymi działami. A zatem chodzi tutaj o przetwarzanie zarówno dokumentów wewnętrznych, jak i tych, które napływają do firmy z zewnątrz.

Jakie są zalety wdrożenia systemu zarządzania dokumentami?

Firmy korzystające z systemu zarządzania dokumentami, mogą liczyć z tego względu na wiele korzyści. Do tych najważniejszych zalet należą w szczególności:

  • szybki dostęp do wszelkiej dokumentacji bez względu na czas i miejsce, w jakim się obecnie znajdujemy;
  • ułatwienie pracy związanej z przygotowaniem i skompletowaniem dokumentacji;
  • znacznie szybsze i bezpieczniejsze przekazywanie dokumentów;
  • gromadzenie danych w jednym miejscu;
  • zminimalizowanie kosztów, które były związane z zarządzaniem dokumentacją i ich archiwizacją.

Na sam koniec trzeba jeszcze dodać, że system zarządzania dokumentami spełnia wiele funkcji informatycznych. Zajmuje się on między innymi rejestrowaniem dokumentów, ich porządkowaniem i klasyfikacją. A także zarządza obiegiem dokumentów, archiwizuje dane czy też kontroluje pliki i foldery. Dlatego można śmiało powiedzieć, że warto wdrożyć takie rozwiązanie w swojej firmie, chociażby dla samej wygody wykonywanej pracy.

1 Comment

  1. Aha… system zarządzania dokumentami = Sekretariat/kancelaria. Dobrze rozumuje? To ma zastąpić osoby osobę, która tego wszystkiego pilnuje? I to wszystko jest lepsze. A kto kontroluje system?

Comments are closed.

© 2021 Agro Mazowsze